2012哈尔滨会议操作手册

哈尔滨新中国际旅行社有限公司是经国家旅游局批准、具有独立法人资格的正规旅游企业。哈尔滨新中国际旅行社下辖六家子公司（分社）：同江观光国际旅行社、哈尔滨新中旅（富锦分社）、哈尔滨新中国旅（抚远分社），哈尔滨新中国旅（佳木斯分社）、哈尔滨新中旅（大庆分社）、哈尔滨关东会议服务有限公司。哈尔滨关东会议服务有现公司，专业承办大、中、小型会议，拥有一批通业务懂管理、高素质的优秀会议承办人员。凭借并与酒店、展览场馆、票务中心、车队和旅游风景区有着良好的合作关系、丰富的接待经验，独一无二的优越条件，使我们的会议服务方式多样化、细节化，真诚的愿为社会各界朋友提供庆典总体策划搭台布展，配套礼仪等服务。哈尔滨关东会议服务有限公司一定为您的事业发展插上腾飞的翅膀，让我们携手在哈尔滨这片肥沃的土地上共创辉煌！雏鹰展翅时，我们都会投射期许的眼光，孩童蹒跚学步时，大人们总允许摔跤的可能，哈尔滨关东会议服务有限公司，在众人期待的目光中，姗姗放飞她的羽翅，走过她最艰难的旅程，也将一路高飞，鹏程万里！！！！
我们的口号是： 提高效率    降低成本    多方同步   参会无忧
  
关于工作流程：
会议前期：
根据客户的要求提供合适的会议场所并作出相关的报价及预算
旅游线路及报价
签定会议承办委托书及会议合同
预定酒店、会议室及用餐
设计及制作背景板、横幅、代表证、餐劵
打印、装订会议资料
会议期间：
会场的布置
负责代表的接站、签到、房间分配及相关费用的收取
会议资料、礼品、餐券的分发
饭店各部门的协调及相关事宜的安排
按排会议的摄像、摄影
代表通讯录的制作及分发
安排与会代表的会后考察
会议后期
会议费用结算清单
收集会议代表的意见与建议，反馈服务信息，提高服务质量
我们可以提供的服务：
酒店预定：按会议要求选择酒店，以优惠价格提供哈尔滨及东三省内酒店预定，并负责协调与酒店的各项事宜。制作欢迎牌、电子屏。为会方节约经费，代订各地客房。
会议接送：为会议代表提供接站专员负责机场、火车站的接送站事宜，恭迎代表。
会议秘书：按排专职会议秘书协助会务组协调工作，解决代表所遇到的问题，会议代表报到、分发资料、会场按排、代订机票、火车票及旅游等其它相关事宜，协调会务组与酒店各部门之间的关系。会议秘书及时了解参会学员的要求，并随时银决各种大小问题，保持与主办方的联络。会议期间24小时服务;
提供资料：提供会议用（资料袋、笔记本、签字笔）考察线路;
聘请学者：按课程要求，协助会务组在哈各大院校及相关部门聘请专家学者，并联系去相关部门进行交流。
礼仪服务：向团队重要领导赠送鲜花、房间摆放水果，授课专家专人接送。
用餐安排：以特优惠价安排东北特色的餐饮服务。优价代购当地土特产。
考察游览：按会议需要设计周密的考察线路，并严格依照协议标准安排考察期间的住宿、用餐、用车、景点线路、导游服务等旅游活动。根据会务组和代表要求按排二次旅游。会议期间为代表安排富有当地特色的娱乐活动项目。如旅游期间因服务质量达不到标准而引起客人的投诉，我公司将承担一切责任损失。
全程保险：为每位游客购买旅行社责任保险及旅游意外伤害险。   
及时结算：在主办方确认我公司会议接待收支明细表后当日内将应付主会老师帐款电汇结清。
信息反馈：跟踪服务，及时征求会务组及代表意见，反馈各方面的服务质量信息，不断改进服务质量。
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